Définition : Qu’est-ce qu’un webinar (ou webinaire) ?
Un webinar (webinaire en français) est une réunion collective – ou conférence en ligne. Le terme “webinar” provient de l’association des mots “web” et “seminar” .
Pourquoi organiser un webinar ?
Le webinar est-il un format adapté à toutes les entreprises ?
Le webinar est un type de contenu que toutes les entreprises peuvent adopter… sous certaines conditions.
Il convient à toutes les entreprises B2B, et ce pour des communications internes et externes.
Pour les entreprises B2C, le webinar n’a de sens que pour réaliser des communications en interne (des formations, principalement).
Et pourquoi ça ?
Le cœur de cible des acteurs B2C est davantage réceptif à des contenus percutants et rapides à consommer (snack content) qu’à des contenus experts comme des livres blancs ou des webinars.
Le webinar est un format intéressant de par son caractère engageant et immersif pour celles et ceux qui y assistent — Par ailleurs, il permet de capter l’attention de celles et ceux qui préfèrent visionner du contenu plutôt que de le lire.
Un webinar doit pouvoir vous permettre d’atteindre (au moins) 5 objectifs :
1. Éduquer votre audience
Si votre objectif est d’éduquer votre audience sur un sujet dont vous êtes expert, le webinar est l’un des meilleurs formats possibles.
En voici un exemple avec BuzzSprout, qui nous apprend à créer des podcasts de qualité le temps d’une présentation de 50 minutes suivie d’une longue session de questions-réponses.
2. Présenter vos produits et / ou services
Si vous venez d’ajouter une fonctionnalité à votre SaaS ou que vous pensez avoir développé une killer app, le webinar est là encore un excellent moyen de communication pour se faire connaître et réaliser une démonstration en direct (ou en replay ➡️ on en parle un peu plus loin).
En voici un exemple avec Klaxoon qui profite d’un webinar pour présenter son activité.
3. Générer des leads de qualité
Parce que c’est un format de contenu engageant, le webinar est un superbe outil de génération de leads pour votre entreprise.
D’après InsideSales, 73 % des marketeurs et commerciaux considèrent qu’organiser des webinars est idéal pour générer des leads qualifiés et alimenter une stratégie d’inbound marketing.
4. Fidéliser une audience
Si le contenu de vos webinars est bon, vous augmenterez votre capital sympathie auprès de votre cœur de cible.
Aussi, parce que les meilleurs plateformes permettent d’échanger avec le présentateur par écrit, un webinar est une occasion en or de tisser des liens plus personnels avec vos prospects et clients.
La fidélisation est un élément clé en B2B, où la qualité de la relation avec vos clients est un élément décisif pour réduire le churn.
5. Organiser des formations en interne
Enfin, le webinar est un excellent format de communication pour former vos équipes en interne (B2B et B2C).
C’est d’autant plus intéressant dans les entreprises qui opèrent dans plusieurs villes, voire plusieurs pays, et pour qui organiser une formation en ligne est bien moins coûteux qu’un séminaire d’entreprise classique.
Une transition toute trouvée pour vous parler de l’avantage monétaire offert par le webinar.
Un format pratique et abordable
Naturellement, rien ne peut remplacer la proximité d’un déplacement chez un client.
Cela dit, le webinar est the next best thing parce qu’il permet de rationaliser vos coûts, tout en livrant une prestation de qualité.
Organiser un webinar, c’est s’abstenir de payer :
- les frais de déplacement,
- la location de salle,
- la location de matériel,
- les frais de bouche,
- l’hôtel pour les intervenants,
- etc.
Bon, vous avez compris l’idée.
En organisant des webinars, plutôt que des rendez-vous physiques, vous pouvez concentrer vos ressources sur ce qui compte vraiment : le contenu.
Le budget nécessaire pour organiser un webinar étant bien inférieur à celui d’un événement physique, cela signifie également que vous pouvez multiplier les occurrences.
Quelle plateforme pour organiser un webinar ?
Il existe des centaines de plateformes de webinar, et toutes ne se valent pas.
Pour vous aider à faire le bon choix et choisir celle qui correspond vraiment à vos besoins (nombre maximum d’utilisateurs, prix, fonctionnalités, intégrations, etc.), nous en avons sélectionné 6 parmi les meilleures.
À commencer par un outil que la crise du COVID-19 aura satellisé : Zoom.
Zoom
Zoom est un SaaS de visioconférence notamment intéressant parce qu’il propose d’excellentes fonctionnalités gratuites.
Fonctionnalités et prix 💶
Si l’outil est gratuit pour celles et ceux souhaitant organiser des réunions de moins de 100 personnes, nous vous recommandons de considérer l’option Affaires qui débute à 18,99€ (par présentateur) pour profiter de fonctionnalités plus avancées et nécessaires à l’organisation d’un webinar (authentification, tableau de bord et URL personnalisées, notamment).
La note de G2 : 4.5 / 5 (à partir de plus de 22500 avis).
Cisco Webex
Cisco Webex est une plateforme de webinar permettant de réunir jusqu’à 3 000 participants, et de diffuser des vidéos pré-enregistrées (ou replay) jusqu’à 40 000 personnes en simultané.
Fonctionnalités et prix 💶
Les fonctionnalités de base de Webex sont accessibles à des tarifs abordables, dans la lignée de ce que propose la concurrence. Si toutefois vous souhaitez organiser des événements plus importants, vous allez devoir contacter les équipes commerciales de Webex, qui sauront alors vous proposer une solution sur-mesure (et plus onéreuse).
À noter que Webex propose, tout comme Zoom, une offre gratuite permettant de se faire une meilleure idée du service.
La note de G2 : 4,2 / 5 (à partir de plus de 10200 avis)
GoToWebinar
GoToWebinar est une solution robuste qui permet d’organiser des webinars pouvant accueillir jusqu’à 1 000 personnes en simultané.
Fonctionnalités et prix 💶💶💶
GoToWebinar est une plateforme premium et s’adresse surtout aux entreprises qui ont l’habitude d’organiser des sessions avec des centaines de participants, et de manière très régulière.
À noter que GoToWebinar propose un essai gratuit de 7 jours. Un point important pour vous faire une idée de la qualité des services proposés par la plateforme.
La note de G2 : 4,2 / 5 (à partir de plus de 530 avis)
Webinar jam
Webinar Jam est une solution de webinar très abordable qui permet d’organiser des sessions pouvant accueillir jusqu’à 5 000 personnes en simultané.
La contrepartie ? Une plateforme fonctionnelle, mais qui n’offre que le strict nécessaire.
À titre d’exemple, Webinar Jam ne s’intègre pas nativement à beaucoup d’autres solutions marketing. Il faut ruser et utiliser des outils comme Zapier pour mettre en place un marketing automation qui tient la route.
Fonctionnalités et prix 💶
La note de G2 : 4 / 5 (sur environ 20 avis)
Webikeo 🇫🇷
Webikeo est une plateforme française dédiée à l’organisation de sessions webinars.
Webikeo se démarque de la concurrence en apportant bien plus qu’un outil pour présenter ses webinars. C’est avant tout une plateforme qui met en avant les différents webinars qu’elle héberge via des chaînes dédiées.
Fonctionnalités et prix 💶💶💶
Cette visibilité a un prix.
Cela dit, Webikeo propose aussi un véritable accompagnement d’experts pour garantir le succès de chacun de vos webinars.
La note Google Review : 4 / 5 (sur environ 10 avis)
Notre choix : 🏆 Livestorm 🇫🇷
Livestorm est la seconde solution made in France de notre sélection. Elle permet d’organiser des webinars pouvant accueillir jusqu’à 1 000 personnes en simultané.
Fonctionnalités et prix 💶💶
La note de G2 : 4,6 / 5 (sur 89 avis)
Pour récapituler
Les différents types de webinaires
Il existe plusieurs façons de présenter un webinar.
La classique présentation Powerpoint
Pratique et claire, la présentation PPT est le medium de présentation le plus couramment utilisé dans l’univers du webinar.
Si l’objectif de votre session est – par exemple – d’éduquer votre audience cible, une présentation accompagnée de visuels est un excellent moyen de faire passer vos messages.
La démonstration en direct
Si votre objectif est de présenter votre SaaS, ne vous contentez pas simplement de montrer quelques slides. Montrez plutôt votre produit !
Notez que l’ensemble des outils présentés plus haut permettent au présentateur de partager son écran en quelques clics.
La vidéo en direct
Parce que le format web est plus froid et distant qu’une présentation classique, nous recommandons fortement d’utiliser la caméra de votre ordinateur pour montrer votre visage lors de l’exercice.
Par ailleurs, il y a de fortes chances que les personnes qui assistent à votre webinar fasse autre chose en même temps (ce qui en fait aussi un format avantageux pour les inscrits). En mettant un visage sur votre présentation, vous marquez des points pour capter leur attention.
Le “replay”
Si vous avez besoin de prendre la parole régulièrement sur un même sujet, présenter des webinars pré-enregistrés peut être une solution pratique et fort peu chronophage.
Là encore, les outils présentés plus tôt vous permettent d’héberger vos replays.
À noter que vous pouvez également télécharger les vidéos de vos présentations, les héberger sur YouTube en accès privé et partager les liens à celles et ceux qui en font la demande sur votre site.
Le replay est un format que vous pourriez par exemple adopter en interne pour réaliser des formations.
Cela dit, le format pré-enregistré est accompagné d’inconvénients à considérer :
- Pas d’interaction en direct.
- Pas de spontanéité.
- Pas de référence à l’actualité pour donner du liant à votre présentation.
- Pas de réponses aux questions (vous recevez alors les questions posées par email).
Dans la section suivante, nous détaillons étape par étape comment organiser un webinar réussi.
Comment organiser un webinar? (12 éléments clés)
Le maître mot est “organisation”.
Plus la préparation d’un webinar est millimétrée, plus le résultat que vous pouvez en attendre sera positif.
Choisissez un sujet que vous maîtrisez (et qui intéressera votre audience cible)
Ici, pas besoin de sortir de votre zone de confort. Choisissez un sujet dont vous êtes expert et qui interpelle votre audience.
Pour déterminer ce dernier, renseignez-vous sur les défis les plus fréquemment rencontrés par vos clients et prospects (discutez-en autour d’un café avec vos collègues consultants et commerciaux).
En bref, si vous avez des choses à apprendre à votre audience sur un sujet donné, c’est une bonne pioche !
Déterminez le format de votre présentation
Très vite, déterminez de quelle façon vous présenterez votre sujet.
Si vous optez pour une présentation Powerpoint, commencez à réfléchir à la forme que prendra votre support. Si vous n’avez ni le temps, ni les ressources pour le faire vous-même de A à Z, voici une liste de templates à télécharger gratuitement (HubSpot).
Si vous comptez utiliser la vidéo, assurez-vous d’avoir un matériel de capture de qualité et que la zone dans laquelle vous vous trouverez est correctement éclairée.
Enfin, si vous comptez faire une démonstration d’un produit, faites des tests en amont pour vérifier que ce que vous ferez en direct est bel est bien possible.
Invitez des experts à prendre la parole
L’union fait la force !
N’ayez pas peur de demander à des experts de prendre la parole avec vous le temps de votre webinar. Cela donnera davantage de cachet à l’événement et contribuera à augmenter le nombre d’inscrits (deux bases de données valent mieux qu’une 🤓).
Aussi, si vous le pouvez, faites appel à vos clients. Quoi de mieux après tout pour convaincre vos prospects que le témoignage d’un client satisfait ?
Rédigez un script complet
Sans un fil conducteur, votre webinar est voué à l’échec.
Un webinar est un exercice difficile pendant lequel vous avez environ 30 minutes pour partager un maximum d’informations de façon concise et illustrée.
Sans un bon script, vous risquez de vous éloigner de votre sujet … et de perdre votre audience par la même occasion.
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Au fait, quelle est la durée idéale d’un webinar ? 🤔
Prévoyez environ 20 à 30 minutes présentation suivies de 10 minutes de questions-réponses. Au-delà d’une heure, on peut considérer qu’un webinar est long.
Créez un support de présentation épuré
Lorsque vous présentez un webinar, soigner la forme est primordial.
Vous avez probablement déjà assisté à des meetings barbants accompagnés de présentations powerpoint sans fin, pas vrai ?
Vous n’avez pas envie de donner cette impression.
Au moment de concevoir votre présentation, contentez-vous de visuels forts, de mots-clés et de bullet-points pour illustrer vos propos.
Assurez-vous de pouvoir tout mesurer
Nous mentionnions plus tôt que le webinar est un excellent outil du marketing digital pour générer des leads de qualité.
Mais cela n’est possible que si vous avez correctement intégré votre outil de présentation à votre écosystème marketing existant.
Utilisez le bon matériel
Une solution de présentation de webinar
Cela va de soi, mais on ne le répète jamais assez. Utilisez la solution qui correspond à vos besoins, qui s’intègre avec vos outils et avec laquelle vous êtes à l’aise.
Un ordinateur performant (et à jour)
Pour éviter toute mauvaise surprise le jour du webinar, assurez-vous d’utiliser un ordinateur qui ne risque pas de rendre l’âme au milieu de votre présentation.
Aussi, mettez-le à jour ! Les diverses solutions de présentation de webinar requièrent souvent les dernières mises à jour (flash notamment).
⚠️ Autre point essentiel : prévoyez toujours un chargeur !
Un matériel audio performant
N’utilisez surtout pas le micro intégré à votre ordinateur.
Les spectateurs de votre webinars auront alors droit à un son désagréable et inégal, potentiellement doublé d’un écho.
Utilisez plutôt un micro USB ou casque audio (si vous n’avez pas de casque à disposition, les écouteurs de votre téléphone peuvent faire l’affaire).
Pour en apprendre davantage sur le matériel audio, lisez “Je lance mon podcast… quel matériel choisir ?”.
⚠️ Prévoyez un verre d’eau ! Vous allez parler pendant une heure environ, assurez-vous d’avoir quelque chose à boire, ou vous allez avoir très soif.
Une caméra HD
The best or nothing.
En 2022, votre audience est en droit d’obtenir une image claire et fluide de l’orateur.
Cela dit, si votre ordinateur n’embarque pas de caméra de qualité et / ou que votre éclairage est mauvais, nous recommandons de ne pas activer votre caméra.
Une connection internet stable
“Ah zut, m’entendez-vous ?” 🤔
Dernier point technique essentiel, assurez-vous d’avoir un accès internet stable le jour de l’événement.
Oubliez donc les réseaux WiFi publics et autre partages de connexion. Si possible, reliez votre machine à votre réseau à l’aide d’un câble ethernet (RJ45) pour éviter toute mauvaise surprise (si vous n’avez pas d’alternative, un partage de connexion en 4G devrait suffire).
Faites une présentation test
On n’est jamais assez prudent.
Faites TOUJOURS un test avant de présenter un webinar, surtout si vous invitez des intervenants externes à participer.
Pour faciliter le process, Livestorm propose par exemple un test de connectivité. Cela permet, en quelques secondes, de vérifier que votre matériel (audio et vidéo) fonctionne et que votre connexion internet est stable.
Cela vous permettra de vous assurer que votre équipement fonctionne et que votre présentation tient la route, du premier au dernier slide.
« Se préparer à 100%, cela veut dire à la fois maîtriser la présentation et son sujet cela va de soi, mais aussi bien comprendre et maîtriser les besoins pour une session de webinar sans accroc. Pour cela, il faut absolument faire un test dans les conditions réelles, avec la même connexion internet et le même ordinateur qu’on utilisera le jour J. Cela permet d’éviter du stress et des mauvaises surprises ! » – Thibaut Davoult, Head of Growth de Livestorm
Soyez en avance !
Vous n’êtes pas une pop star et votre audience a probablement un milliard de choses à faire.
En bref, ne soyez pas en retard pour votre propre webinar !
Jouez la carte de la sécurité et connectez-vous à la plateforme au moins 10 à 15 minutes en amont de l’événement.
Cela vous permettra de réaliser les dernières vérifications techniques et vous vous sentirez plus relaxé au moment de commencer.
Acceptez que tout ne se passe pas comme prévu
Parce qu’organiser un webinar requiert de jongler avec beaucoup de paramètres, il y a des chances pour que tout ne se passe pas exactement comme prévu.
Il se peut que vous rencontriez quelques problèmes de son pendant la présentation, que certains slides ne s’affichent pas correctement ou que certaines questions vous posent quelques problèmes.
Et ça n’est pas grave ! Personne ne s’attend à ce que vous dérouliez une présentation huilée tel une Keynote Apple.
Ce qui compte vraiment est votre capacité à échanger avec l’audience présente de manière claire et dynamique.
Rendez votre présentation “engageante”
Le webinar est un format de content marketing unique parce qu’il repose sur un échange en direct avec votre audience.
Pour l’exploiter au mieux, faites en sorte de donner envie à votre audience d’interagir avec vous.
Voici nos astuces pour y parvenir.
Habillez correctement votre “page d’attente”
Ne vous contentez pas d’afficher le titre de votre présentation sur la page d’attente face à laquelle se trouvera votre audience avant le début de votre session.
Au lieu de ça, partagez des informations supplémentaires sur le contenu du webinar, ainsi que sur les intervenants et leurs marchés et problématiques.
Le détail qui fait mouche : Si l’outil que vous avez choisi le permet, ajoutez un slider de type “le saviez-vous” pour faire patienter votre audience !
Partagez remarques et anecdotes pendant votre webinar
Votre audience vous sait expert de votre sujet (personne ne serait là pour vous écouter sinon).
Pour capter leur attention et détendre l’atmosphère, partagez des anecdotes pour contextualiser vos exemples et permettre à votre audience de se mettre à votre place.
En apparaissant plus abordable, vous contribuez à délier les langues et poussez ainsi indirectement votre audience à poser plus de questions.
Souriez lorsque vous parlez
Quel que soit votre sujet, il ne tient qu’à vous de le rendre intéressant.
À titre d’exemple, nous avons tous eu un jour ou l’autre un professeur ennuyeux à mourir dans l’une de nos matières préférées à l’école.
Résultat, il était difficile de rester concentré du début à la fin du cours.
C’est exactement la même chose avec un webinar. Si votre ton n’est ni engageant, ni dynamique, personne ne voudra vous écouter, même si ce que vous avez à dire est intéressant.
Vous avez certainement de belles choses à partager, alors faites le avec entrain !
Demandez à votre audience “si tout est clair”
Vous savez de quoi vous parlez. C’est vous l’expert, après tout.
Mais ce n’est pas le cas de votre audience.
Dans certains cas, il se peut que vos explications et exemples soient trop avancés pour votre audience.
Répondez à toutes les questions !
Si tout va bien, vous devriez recevoir plusieurs questions pendant votre présentation.
Plus vous recevez de question, mieux c’est ! Cela signifie que votre webinar est engageant, bravo !
Maintenant, il se peut que certaines questions très techniques vous donne du fil à retordre.
Encore une fois, ça n’est pas grave. Si vous pouvez donner des éléments de réponse, allez-y.
Dans le cas contraire, ne tournez pas autour du pot et dites la vérité :
“Je ne sais pas. Et comme je préfère ne pas dire de bêtises, je vais me renseigner et je reviendrai vers vous par email après la présentation”.
Simple et efficace.
Préparez un quizz à partager en cours de session
Les outils de webinar listés dans cet article proposent tous de partager des petits sondages au cours de vos interventions.
Le quizz est un outil intéressant pour capter l’attention de votre audience et, bien utilisé, c’est un excellent moyen pour vous de segmenter l’audience du webinar en direct.
Demandez le feedback de votre audience
Pour terminer, lorsque votre présentation arrive à son terme, demandez l’avis de votre audience.
Demandez-leur ce qu’ils ont apprécié, ce que vous devriez améliorer et ce que vous devriez arrêter de faire lors de vos prochaines sessions.
Nous recommandons également d’intégrer un questionnaire de satisfaction par email, une fois votre webinar terminé.
D’expérience, ce type de retour est la meilleure façon d’itérer.
7 conseils pour promouvoir votre webinar
Si vous voulez que votre webinar soit réussi, vous avez besoin d’un public.
Or, avant le webinar, ce n’est pas la qualité de votre présentation qui fera venir ce public, mais bien la façon dont vous en faites la promotion.
Voici nos conseils.
Concevez une landing page claire et engageante
C’est la première chose à faire.
Créez une landing page qui montre la nécessité d’assister à votre webinar.
Pour cela :
- rédigez une introduction concise pour détailler votre sujet,
- présentez les intervenants,
- mettez en avant les bénéfices que les participants en retireront,
- insérez un formulaire d’inscription pour (au moins) récupérer l’adresse email des participants,
- mettez la date et l’heure du webinar en évidence !
- (optionnel) ajoutez un décompte en temps-réel pour créer un sentiment d’urgence chez les visiteurs de la page.
Voici un exemple avec la page d’un webinar Engage & Convert que nous avons organisé en mars 2020.
Utilisez bannières et pop-ups sur votre site
Votre site web est probablement la meilleure plateforme de recrutement pour un webinar : votre audience cible s’y trouve !
Insérez une bannière sticky et / ou des pop-ups sur votre site internet et votre blog pour augmenter la visibilité de votre webinar.
Là encore, allez droit à l’essentiel :
- mentionnez qu’il s’agit d’un webinar,
- indiquez le titre du webinar,
- insérez la date,
- utilisez un call-to-action clair “je m’inscris” / “je réserve ma place”
Voici un exemple sur le site de Spendesk :
Partagez l’évènement sur les réseaux sociaux
A-t-on vraiment besoin de vous rappeler la viralité potentielle de réseaux sociaux comme Twitter, Facebook et LinkedIn pour les entreprises B2B ?
Présentez la raison d’être de votre webinar en quelques mots, partagez le lien d’inscription et demandez à votre audience de faire passer le mot.
Envoyez des invitations via email aux contacts de votre base de données
Votre cœur de cible s’intéresse à ce que vous avez à dire lors de vos webinars. Invitez-les !
Il y a plusieurs façons de faire.
Vous pouvez aller droit à l’essentiel (c’est ce qu’on fait) :
Vous pouvez miser sur le storytelling, comme HubSpot.
Ou bien faire très simple (plain text), comme Troy Barter de PandaDoc.
Il n’y a pas de meilleure façon de procéder.
Nous vous conseillons de tester plusieurs formats et de conserver ce que semble préférer votre audience.
« Lorsque l’on travaille sur un sujet et une présentation dont on est fier, la tendance est toujours de se dire que le sujet va naturellement attirer du monde et que les inscriptions vont pleuvoir dès que la page d’inscription sera publiée… Mais en réalité, un webinar est comme toute autre forme de contenu : pour assurer son succès, il faut en assurer la promotion ! Envoyer les emails aux bases de contacts existants, promotion sur les réseaux sociaux, et pourquoi pas envisager des promotions payantes par campagnes Linkedin ou Facebook. Nous avons collecté 35 conseils pour réussir la promotion de son webinar. »
– Thibaut Davoult, Head of Growth de Livestorm
Prévoyez des rappels pour les inscrits
Pour rappel, seulement 35 % à 45 % des personnes inscrites assisteront à votre webinar.
Pour augmenter ce pourcentage, assurez-vous qu’elles n’oublient pas de vous rejoindre le moment venu.
Recontactez les inscrits après le webinar
Une fois votre webinar terminé, reprenez contact avec les inscrits.
- Envoyez un email comprenant vos remerciements et votre support de présentation aux personnes présentes.
- Si vous avez enregistré votre session (nous vous encourageons grandement à le faire), envoyez l’enregistrement aux personnes qui n’ont pas pu y assister.
Aussi, prévoyez un workflow d’emails pour faire monter les inscrits en compétences sur vos sujets et, à terme, transmettre les contacts les plus intéressants à votre équipe commerciale.
« Le but d’un webinar est bien souvent de faire progresser votre relation vis à vis d’une base de contacts. Par exemple, pour de la lead generation, cela vous permet de générer et de qualifier une liste de leads. Pour du customer success, un webinar vous permet de former vos utilisateurs et de commencer à créer une relation de confiance, etc. Il faut donc analyser l’objectif principal du webinar, puis mettre tout en pratique pour maximiser cet objectif. Dans certains cas, cela voudra dire faire avancer les participants dans l’étape suivante de votre entonnoir de conversion, peut être une démonstration 1:1 avec un commercial, ou l’inscription à votre produit. Définir et mettre en place l’étape qui suivra votre webinar en amont vous permettra de maximiser son impact. Vous pourrez notamment mettre en place une redirection automatique pour vos participants à la fin du webinar, partager une offre promotionnelle, enchainer avec une séquence d’emails de lead nurturing, ou encore inviter à un autre webinar. »
– Thibaut Davoult, Head of Growth de Livestorm
Entrez en scène
Vous disposez maintenant de tout ce dont vous avez besoin pour penser et organiser vos webinars.
Si vous pensez avoir besoin d’experts pour vous accompagner dans cette démarche, contactez-nous !
